Mais qu’est-ce que le PODC en management ?

Le PODC pour planifier, organiser, diriger et contrôler.

Ce processus de gestion essentiel doit se faire en débutant par le P et terminer par le C. Il ne peut y avoir de succès si une des étapes est négligée ou oubliée. C’est dans ce processus de réflexion continue qu’une organisation progresse.

Schématiquement, on pourra dire que dans un premier temps, les gestionnaires vont établir un plan, ensuite organiser les ressources selon le plan, puis diriger les ressources humaines en vue de travailler en fonction du plan et, enfin, tout contrôler en surveillant et en mesurant l’efficacité du plan en question.

P pour planifier

Le P pour : Plan d’affaires, plan stratégique, plan d’expansion, plan de financement, plan de marketing, plan de commercialisation, plan d’opération et tous les autres plans qui nous permettent de lancer un projet d’avenir.

Planification et prise de décision.

Le plan présente la vision des projets et mandats qui sera mis dans des objectifs les plus réalistes possibles et en réduisant au maximum les incertitudes à l’interne.

On fait quoi ? / Quand ?

Aucune entreprise – grosse ou petite ne peut être rentable à long terme si le budget, les ventes ou la production ne sont pas planifiés. Le plan d’une petite organisation peut évidemment être beaucoup plus simple que celui d’une grande, mais l’intention dans les deux cas est toujours la même : atteindre les objectifs, remplir la mission de l’organisation et accomplir les tâches quotidiennes qui y sont liées.

Faire un plan, c’est prévoir, réfléchir au futur que vous souhaitez donner à votre entreprise.

Planifier, c’est vous donner des balises, des points de repère, des critères de décisions, des indices à surveiller.

Il s’agit d’une réflexion systématique sur les voies et moyens pour atteindre des objectifs prédéterminés. Une planification est nécessaire pour garantir une utilisation appropriée des ressources humaines et non humaines. Tout est omniprésent, c’est une activité intellectuelle et cela aide également à éviter la confusion, les incertitudes, les risques, les gaspillages, etc.

Huit étapes transcendent le cycle de la planification :

O pour organiser

Organiser le travail à faire et schématiser les processus

Qui fait quoi ? / Où ? / Comment ?

Définir les fonctions, les tâches et les responsabilités.

Qui serait responsable de quoi ? Définir clairement les rôles et le temps pour exécuter l’ensemble des activités de l’entreprise.

Quels seront les canaux de communication dont vous avez besoin ? (Réseaux sociaux)

Quels seront les outils de communication ou les logiciels SIG mis à l’interne.

Organiser la gestion des ressources humaines, les processus d’embauches, les dossiers d’employés.

Comment nous allons y arriver financièrement ? Via une subvention, une contribution non remboursable pour supporter nos activités, un prêt avantageux pour l’achat de matériel ou pour du fonds de roulement ?

Une fois qu’un gestionnaire ait défini des objectifs et que les plans aient été élaborés, le gestionnaire peut commencer à s’organiser. Sa prochaine fonction de gestion consiste à organiser les ressources humaines et autres ressources identifiées comme nécessaires par le plan pour atteindre l’objectif. L’organisation va impliquer l’attribution des mandats qui peuvent être transmis à l’externe, définir les rôles et responsabilités des ressources internes avec les tâches à exécuter par département, la délégation de pouvoirs et l’allocation de ressources dans l’ensemble de l’organisation.

D pour diriger

C’est diriger les actions dans l’exécution.

Orienter / mobiliser / coordonner / faciliter / communiquer / former

Les gestionnaires doivent être à l’aise et confiants dans la maîtrise des tâches quotidiennes des membres décisionnels à l’intérieur des équipes ainsi que pendant les périodes d’exécution des mandats externes ou lors des activités des parties prenantes ou dirigeants dans l’organisation. Cela implique de projeter un fort sens de l’orientation et du leadership lors de la définition des objectifs et de la communication de nouveaux processus, produits et services ou politiques internes.

Un bon leader saura suivre l’avancement des mandats transmis à l’externe et coordonnera le travail des équipes responsables des livrables avec rigueur et doigté.

Faire des projets d’amélioration continue et élaborer des projets de cellules de travail co-créatif. Amener des projets avec des processus co-créatifs aidera l’organisation et ses membres à s’autoréguler.

Exemple : faire des entrevues, recevoir trois soumissions pour la réalisation du site et les évaluer, recevoir trois soumissions pour l’implantation d’un ERP, CRM ou un SIG.

Rencontrer des clients ou futurs clients en ligne ou en présentiel. Le comment la livraison des produits ou des services va se faire.

Faire les réunions d’équipe hebdomadaires et faire les compte-rendus

Diriger implique que vous devrez gérer des projets, des équipes et des budgets en étant responsable de chaque décision prise.

Connaissez votre style de leadership et d’entrepreneur pour établir le profil idéal de collaboration.

C pour Contrôler

… votre billet s’il vous plaît !

Mesurer l’action.

Évaluer / interpréter / mesurer et recommander.

Les étapes de contrôle permettent de boucler la boucle et de nourrir la prochaine étape de planification.

Le contrôle (et le contrôle de la qualité) dans la gestion consistent à s’assurer que les objectifs ultimes de l’entreprise sont atteints de manière adéquate; ainsi qu’à apporter les changements nécessaires lorsqu’ils ne le sont pas.

Les activités consistent à établir des normes de rendement au travail, à mesurer le rendement et à le comparer à des normes établies et à prendre des mesures correctives au besoin pour corriger tout écart.

Contrôler, vérifier, guider, piloter visent à s’assurer que les résultats sont conformes aux objectifs. Un suivi régulier des opérations en cours et une anticipation de leurs conséquences permettent au gestionnaire de mettre en œuvre les actions correctives nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation. Le contrôle est un processus dont les fondements reposent aussi bien dans les actions passées que futures. C’est un processus à la fois actif et réactif. Actif, dans la mesure où des actions de correction sont prises avant même que les conséquences de certaines décisions aient pu se faire sentir. Réactif, lorsque les résultats sont connus et définitifs et que la correction ne peut porter que sur de nouvelles opérations.

Mesurer les écarts.